POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OLEAGINOSAS DEL OCOA S.A (“OLEOCOA S.A”) brinda un tratamiento respetuoso con los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales. En la presente Política de Tratamiento de Datos Personales se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de las bases de datos de OLEOCOA S.A, así como los mecanismos con que cuentan los titulares de los datos personales para ejercer sus derechos como tal.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales es OLEOCOA S.A Cuyos datos de contacto son: a) Dirección: Kilometro 10 Vía Villavicencio – Acacias b) Domicilio: Villavicencio c) E-mail: servicioalcliente@oleocoa.com d) Número de teléfono: 3007043838
2. DEFINICIONES
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada a personas naturales, la información personal tal como: Nombre, apellido, número de identificación, teléfono, correo electrónico, domicilio, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad.
DATOS SENSIBLES: La información vinculada a personas naturales que afectan su intimidad o pueden generar discriminación tal como: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos.
DATOS PÚBLICOS: Es la información personal que está contenida en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales no sometida a reserva tal como el estado civil, profesión u oficio.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: El encargado de realizar el tratamiento de datos personales será designado internamente por OLEOCOA S.A
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: OLEOCOA S.A, quien tiene a cargo el tratamiento de la información personal. TITULAR: Dueño de la información personal. Si se trata de un menor de edad, se trata como titular al Represente legal del menor.
TRATAMIENTO: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de la información personal.
3. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El encargado del tratamiento de datos personales será el personal designado internamente por OLEOCOA S.A
4. FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS. a) Gestión contable, fiscal y administrativa. b) Hacer contacto en caso de quejas, reclamos, sugerencias. c) Enviar información comercial, publicidad o promoción sobre los productos con el fin de impulsar los productos que comercializa OLEOCOA SA. e) Realizar pedidos y pagos a los proveedores y reportar información tributaria referente a las compras, frente a sus proveedores.
5. DATOS PERSONALES. La información objeto de tratamiento por parte de OLEOCOA S.A en adelante en este documento “Datos personales”, es aquella que suministran los Titulares, cuando acceden a bienes y/o servicios de OLEOCOA S.A, o con ocasión de los mismos, tales como: nombre, apellidos, identificación, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro, los cuales en ningún caso serán de carácter sensible en los términos de ley, frente a los cuales se pedirá la respectiva autorización para realizar el tratamiento al momento de obtenerlos. OLEOCOA S.A no recopilará de sus clientes y/o proveedores datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos. En todo caso, frente a los Datos Personales de empleados, OLEOCOA S.A podrá recolectar y realizar el tratamiento de Datos Personales sensibles, situación que será informada de manera oportuna al Titular de los datos a fin de que otorgue la correspondiente autorización, en los términos de las normas aplicables. 6. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Frente a los Datos Personales sobre los cuales OLEOCOA S.A realice el tratamiento, obtendrá de manera previa, expresa e inequívoca por parte del Titular de los datos una autorización expresa verbal o por escrito, en donde el Titular autoriza expresa o
inequívocamente a OLEOCOA S.A a realizar el tratamiento y recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento de Datos Personales, las normas aplicables y las finalidades para las cuales se recolectan los Datos Personales.
7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE OLEOCOA S.A OLEOCOA S,A realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades comunicadas a los Titulares al momento de obtener la respectiva autorización y para los tratamientos establecidos en esta Política de Tratamiento de Datos Personales y en todo caso de conformidad con las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas del presente documento, OLEOCOA S.A realizará el Tratamiento de Datos Personales para los siguientes propósitos: i. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con OLEOCOA y terceros que contraten con él, respecto de cualquiera de los productos y servicios ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación de negocios comercial que tenga OLEOCOA S.A. ii. Mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos de OLEOCOA y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con OLEOCOA S.A o terceros que contraten con él, o aquel que llegare a tener. iii. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), iv. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución y cualquier tercero con el cual OLEOCOA S.A posea un vínculo contractual de cualquier índole, para el desarrollo de las finalidades autorizadas por el Titular. v. Acceder y consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera. vi. Crear bases de datos para los fines descritos aquí. vii. Los demás descritos en la presente política o en la Ley. En todo caso, de realizarse la transferencia y/o transmisión de Datos Personales, estos serán tratados de acuerdo a lo establecido en la presente Política de Tratamiento de Datos
Personales, siendo considerados como información confidencial, y almacenados bajo estrictas medidas de seguridad, y tratados únicamente con las finalidades establecidas en las autorizaciones proporcionadas por los titulares.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. OLEOCOA S.A almacenará los Datos Personales en medios que garanticen la confidencialidad y que cumplan con la seguridad requerida para la protección de los datos.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD OLEOCOA S.A se compromete al uso correcto y tratamiento de los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos. Por tal motivo, OLEOCOA S.A cuenta con protocolos de seguridad y acceso a sus sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES. OLEOCOA S.A informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada. c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
11. PROCEDIMIENTOS CONSULTAS: El titular podrá consultar su información personal que repose en las bases de datos de OLEOCOA S.A, por medio del siguiente procedimiento: La consulta se formulará OLEOCOA S.A, por cualquiera de los medios de comunicación tales como, correo electrónico, líneas de atención telefónica y pagina web.
OLEOCOA S.A atenderá la consulta en un término máximo de 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más, siempre y cuando haya justificación a dicha prórroga, la que se le comunicará al titular. RECLAMOS: Si el titular considera que la información personal debe ser objeto de corrección, actualización, supresión la autorización puede presentar un reclamo a OLEOCOA S.A, por medio del siguiente procedimiento: El reclamo se formulará mediante la solicitud dirigida a OLEOCOA S.A, bajo los siguientes requisitos: (i) Identificación del titular, (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. (iii) Adjuntando los documentos que pretende hacer valer.
a. Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares es el Líder de seguridad de la información, quien podrá ser contactado en las oficinas de la sede principal de OLEOCOA S.A b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. c. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos deseen consultar la información que reposa en la base de datos, OLEOCOA S.A. responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. d. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante OLEOCOA S.A,
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a OLEOCOA S.A. con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, OLEOCOA S.A. podrá requerir al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 4. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en numeral 1 de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. 5. Los datos personales incorporados en las Bases de Datos de OLEOCOA S.A serán tratados durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. 6. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante correo electrónico o físico, y en caso de ser cambios sustanciales que puedan afectar la autorización otorgada por los Titulares se comunicarán dichos cambios al Titular de manera previa o a más tardar al momento de implementación de la nueva política.
12. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen o complementen. 13. VIGENCIA: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente desde el 1 de octubre de 2018.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES OLEOCOA S.A Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, a través de este aviso, informa a los titulares de datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos que las políticas de tratamiento de datos personales son: FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: a) Ejecutar el cumplimiento de contratos con sus clientes, proveedores y empleados. b) Hacer contacto en caso de quejas, reclamos, sugerencias. c) Enviar información comercial, publicidad o promoción sobre los productos con el fin de impulsar los productos que comercializa OLEOCOA SA. e) Realizar pedidos y pagos a los proveedores y reportar información tributaria referente a las compras, frente a sus proveedores. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS: Los datos de clientes y proveedores no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular. Los datos de clientes y proveedores deben ser, completos, veraces, actualizados, comprobables y comprensibles. Los datos de clientes y proveedores se deben manejar con las respectivas medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar la seguridad correspondiente evitando modificación indebida, eliminación y acceso no autorizado El tratamiento de los datos de clientes y proveedores estarán bajo la responsabilidad de las personas delegadas para tal fin, quienes están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con OLEOCOA S.A
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: OLEOCOA S.A informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada. c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
GENERALIDADES: Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, Cuando se proporcione información personal a terceros, OLEOCOA S.A advierte sobre la necesidad de proteger la información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros OLEOCOA S.A no es responsable de la inexactitud de los datos suministrada por el titular. La divulgación del tratamiento de la base de datos se realizara a través de correo electrónico, formatos físicos destinados para este uso o llamadas telefónicas. No podrá utilizarse la base de datos del tercero titular de los mismos que expresamente No autorice a su utilización a OLEOCOA S.A. OLEOCOA S.A se reservará el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento y cualquier cambio será informado oportunamente por correo electrónico o pagina web.